Politique de confidentialité

INTRODUCTION
SMANS NV, dont le siège social est situé à 2300 TURNHOUT, Bremheidelaan 8 et enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0462.377.719, attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles. Nous voulons notamment protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre les pertes, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites.
Nous souhaitons vous informer sur la collecte et le traitement de vos données personnelles au moyen de la présente déclaration de confidentialité.
Nous vous demandons de lire attentivement la présente déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins.
En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir lu la présente déclaration de confidentialité et l’accepter expressément, ainsi que le traitement lui-même.
DOMAINE D’APPLICATION
La présente déclaration de confidentialité couvre tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous exerçons.
LE CONTRÔLEUR ET SES ENGAGEMENTS
SMANS NV, dont le siège social est situé à 2300 TURNHOUT, Bremheidelaan 8 et dont le numéro d’entreprise est 0462.377.719, est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données, ainsi que le règlement général sur la protection des données (« RPD ») à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
DONNÉES PERSONNELLES
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre société, vous nous communiquerez les informations personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et de portable, données de facturation et de paiement, numéro de carte d’identité et numéro de registre national).
Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique des présences, déclaration d’œuvres 30bis), vous pouvez nous fournir des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (telles que les données de l’E-ID, le numéro Limosan).
Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos coordonnées ne sont plus à jour, veuillez nous en informer immédiatement.
Vous n’êtes pas obligé de divulguer vos données à caractère personnel, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.
FINALITÉS DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE
Données sur les clients
Dans le cadre de nos services et activités, nous recueillons et traitons l’identité et les coordonnées de nos clients et des clients, de leur personnel, des employés, des personnes désignées et des autres personnes de contact utiles. Ces traitements ont pour objet l’exécution de conventions avec nos clients, la gestion de la clientèle (en vous contactant par téléphone ou par courrier postal et/ou électronique), la comptabilité, la facturation, l’encaissement des paiements et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution de l’accord, le respect des obligations légales et réglementaires (comme, par exemple, la déclaration 30bis des travaux) et/ou notre intérêt légitime.
Données des fournisseurs et des sous-traitants
Nous recueillons et traitons l’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de tout (sous-)sous-traitant, de son personnel, de ses employés, de ses personnes désignées et de toute autre personne de contact utile. Ces traitements ont pour objet l’exécution de la présente convention, la gestion des fournisseurs/sous-traitants (vous contacter par téléphone ou par courrier postal et/ou électronique), la comptabilité, la facturation, l’encaissement des paiements et les activités de comptabilité et de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution de l’accord, le respect des obligations légales et réglementaires (comme, par exemple, l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration 30bis des travaux, la liste de présence ou d’autres obligations pour les marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt justifié (comme pour le marketing direct).
Pour l’enregistrement électronique des présences, les données de l’E-ID ou le numéro Limosan sont également traitées le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par courrier électronique (comme un bulletin d’information ou une invitation à des événements), l’autorisation sera toujours demandée et peut également être retirée à tout moment.
Données relatives au personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus complète dans une politique de protection des données des employés.
Mineurs
Nous ne traitons les données personnelles des mineurs (personnes de moins de 16 ans) que si le consentement écrit a été donné par le parent ou le représentant légal.
Autres données
Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que d’éventuels nouveaux clients/prospects, des contacts utiles au sein de notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d’experts, etc. Les objectifs de ces processus sont dans l’intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un accord.
Ces données sont incluses dans les bases de données de la SMANS NV et se trouvent au siège social de la SMANS NV ou sont en tout cas accessibles via le siège social.
Nous n’utilisons les données collectées qu’aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues.
LA DURÉE DU TRAITEMENT
Les données à caractère personnel seront conservées et traitées par nous pendant une période de temps nécessaire en fonction des objectifs du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non contractuelle) que nous avons avec vous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après une période de dix ans après la fin du contrat ou du projet, à l’exception de ces données personnelles que nous sommes tenus de conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
DROITS
Conformément et sous réserve des conditions de la loi belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
– Droit d’accès et d’inspection : vous avez le droit de consulter gratuitement les données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
– Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
– Droit de suppression ou de limitation : vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans les circonstances et les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser la suppression ou la limitation de toute donnée à caractère personnel qui est nécessaire pour nous permettre de remplir une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
– Droit à la transférabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, commune et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
– Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour remplir une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
– Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de révoquer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique pour le faire.
– Décisions automatiques et profilage : Nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n’inclut pas le profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant la SMANS NV. La personne de contact pour cela est : Mme Hanna SCHOEPEN avec les coordonnées : hschoepen@smans.com.
SMANS NV répondra à votre demande dans un délai de quatre ouvrages et nous pouvons vous demander de vous identifier avant de pouvoir répondre aux demandes susmentionnées.
Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation en vigueur. Néanmoins, si vous pensez que vos droits ont été violés et si vos préoccupations n’ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de nous :
Commission pour la protection de la vie privée
Rue du Prince 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
Courrier électronique :  commission@privacycommission.be
Vous pouvez en outre vous adresser à un tribunal si vous pensez que le traitement de vos données à caractère personnel vous causerait un préjudice.
LIVRE WEB
Sur le site web de SMANS NV, des données générales de visite sont enregistrées, notamment l’adresse IP de votre ordinateur et l’heure de la consultation et des données envoyées par votre navigateur.
Ces données sont utilisées pour améliorer le fonctionnement du site web et sont anonymisées autant que possible et ne seront pas transmises à des tiers.
LA TRANSMISSION À DES TIERS
Certaines données à caractère personnel que nous recueillons seront transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, notre auditeur, notre service juridique, nos sous-traitants, nos fournisseurs, notre avocat ainsi que par le gouvernement (par exemple dans la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement électronique des présences ou le concours pour les marchés publics).
Il est possible qu’un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, seules les données personnelles seront transférées vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Les employés, cadres et/ou représentants des prestataires ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés désignés par eux doivent respecter le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres tiers. Cela peut être le cas, par exemple, si nous devions être réorganisés en tout ou en partie, si nos activités devaient être transférées ou si nous devions être déclarés en faillite. Il est également possible que des données à caractère personnel doivent être transférées en vertu d’une décision de justice ou pour satisfaire à une certaine obligation légale. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer au préalable de cette communication à d’autres tiers. Toutefois, vous reconnaîtrez et comprendrez que dans certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement faisable ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
En aucun cas, nous ne vendrons ou ne mettrons vos informations personnelles à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la notification accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données :
– Toutes les personnes qui peuvent avoir accès à vos données au nom de la SMANS NV sont tenues de respecter la confidentialité.
– Nous appliquons une politique de noms d’utilisateur et de mots de passe sur tous nos systèmes ;
– Nous utilisons des pseudonymes et assurons le cryptage des données personnelles s’il y a lieu ;
– Nous effectuons des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques ;
– Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;
– Nos employés sont informés de l’importance de la protection des données à caractère personnel.
Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas correctement sécurisées ou s’il y a des indications d’une utilisation abusive, ou si vous souhaitez plus d’informations sur la sécurité des données personnelles collectées par SMANS NV, veuillez nous contacter via le numéro de téléphone ou via l’e-mail : info@smans.com.
En aucun cas, SMANS NV ne peut être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.
L’ACCÈS PAR DES TIERS
Aux fins du traitement de vos données personnelles, nous donnons accès à vos données personnelles à nos employés, à notre personnel et aux personnes nommées. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant les obligations contractuelles opposables à ces employés, collaborateurs et personnes nommées, qui sont similaires à la présente déclaration de confidentialité.
MODIFICATION DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
SMANS NV peut modifier sa déclaration de confidentialité.
NOUVELLES QUESTIONS ?
Si, après avoir lu cette déclaration de confidentialité, vous avez d’autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Hanna SCHOEPEN, soit par courrier à SMANS NV, Bremheidelaan 8, 2300 TURNHOUT ou par e-mail à hschoepen@smans.com.

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